El mapa de procesos; el punto de partida de la mejora continua

El mapa de procesos; el punto de partida de la mejora continua

Está demostrado. Si queremos mejorar algo complejo la mejor aproximación es trocearlo y conseguir mejoras en cada una de sus partes de manera individual.

Esta aproximación es la que se utiliza en la gestión por procesos. Si queremos mejorara nuestra empresa, que es un ente complejo, la troceamos en partes que tienen entidad en sí misma y tratamos de mejorar cada una de sus partes de manera individual. Esas partes son los procesos.

El problema es que una empresa se encuentra dentro de un contexto sistémico, es decir que todo está conectado, interrelacionado y cada parte influye de manea positiva o negativa en resto de la organización.

Por esta razón, poner de manera gráfica cada una de las partes (procesos) y mostrar sus interrelaciones con el resto es un muy buen punto de partida para comenzar la mejora de la empresa. Esta herramienta visual no es otra cosa que el Mapa de Procesos.

Los procesos son las diferentes actividades de la empresa que transforman elementos de entrada en elementos de salida (materiales o inmateriales) con un valor añadido, utilizando personas, materiales, recursos, información.

Podemos clasificar los procesos en varias categorías:

 

  • TRANSFORMACIÓN. – suponen el núcleo de aportación de riqueza para la empresa, por ejemplo, diseño estructural, preimpresión, troquelado, etc.

  • DE APOYO. – dan soporte a los de transformación para que puedan realizar su trabajo de manera fácil y fluida, por ejemplo, compras, almacén, mantenimiento

  • DE DIRECCIÓN. – son los procesos que realizan el gobierno de la empresa, y están relacionados con la toma estratégica de decisiones, por ejemplo, comunicación interna, revisión del sistema, política y objetivos, provisión de recursos

  • SISTEMA DE GESTIÓN. – son los relacionados con los procesos de los sistemas de gestión tales como auditorías internas, gestión de incidencias, gestión de documentos

 

Yo siempre que tengo que explicarlo en los cursos de estandarización de tareas recurro similitud de los procesos con los sistemas del cuerpo humano. Los procesos de transformación son el sistema muscular, el que hace que el cuerpo se mueva, los de apoyo son el sistema óseo, que soporta a los músculos, los de dirección el sistema nervioso que junto con el cerebro toma las decisiones y los del sistema de gestión son el sistema inmunológico que salva guarda la salud previene al cuerpo de tener infecciones.

Os dejo un ejemplo de muestra de un mapa de procesos de una empresa gráfica ficticia.

https://www.dropbox.com/preview/Public/mapa%20de%20procesos.png

Por último, una cita de W. Edward Deming sobre la importancia de trabajar en base a procesos:

“Si no eres capaz de explicar que estás haciendo en clave de procesos, es que… realmente, no sabes qué estás haciendo”.

Y vosotros…, ¿gestionáis en base a procesos? ¿cómo es vuestro mapa?

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