Las cuatro fases para crear un sistema de mejora continua

Las cuatro fases para crear un sistema de mejora continua

 

“Tenemos que mejorar”; esta es la frase que cada más vez escucho de mis clientes, y estoy de acuerdo con el 100% con su inquietud. Pienso que, dentro nuestra situación actual, la única alternativa para seguir adelante es ser más Efectivo (la suma se ser Eficaz y Eficiente) en nuestras operaciones.

 

Las claves de esta situación: yo siempre digo que nuestro escenario es el de un contexto global, totalmente interconectado agravado por nuestra situación actual de transición tecnológica en la que se imprime menos. Las consecuencias son automáticas: un aumento de la competencia con los clientes cada vez mejor informados y más exigentes; es decir, nos piden más calidad y mejor servicio, por un menor precio.

 

Nuestra única realidad es que; o mejoramos de manera permanente o bien lo hará nuestra competencia, sacándonos del mercado. Tenemos que convertir la mejora continua en un hábito y para conseguir que éste sea compatible con las labores del día a día, para que la mejora continua se convierta en parte de nuestra cultura, debemos crear una rutina, una metodología. Paso sin más a compartir las 4 fases para crear un sistema de mejora continua.

 

Estandarizar

Registrar

Medir

Analizar

 

ESTANDARIZAR

 

Ya lo decía Taiichi Ohno, director general de Toyota y arquitecto de la metodología del Lean Manufacturing: “Sin estándar, no hay mejora”, y es que, una empresa sin estándares es como una ciudad sin ley… Si no tenemos claramente establecido cómo se tienen que hacer las cosas para cada uno de nuestros procesos, nos va a ser muy difícil conseguir unos productos con una calidad consistente y unos costes ajustados.

 

Para comenzar un proceso de estandarización lo primero que tenemos que hacer es dividir nuestra organización en procesos, es decir en partes autónomas. Un proceso es un conjunto de tareas que aglutinan personas, recursos e información, donde se produce una transformación bien funcional o material de nuestro producto.

 

Una vez que tengamos la troceada la Organización, tenemos que asignar una persona responsable para que coordine e implemente el estándar, es decir asegure que todo se realice según esta secuencia:

 

  1. Establecer la manera de trabajar
  2. Asegurarse de que el estándar es realizable (mejor hecho que perfecto)
  3. Documentarlo, si puede, mejor de manera visual
  4. Conseguir que todas personas lo entiendan y se comprometan a cumplirlo

 

REGISTRAR

 

Una vez tengamos el estándar es fundamental que los operarios realicen la captura de datos en planta. He encontrado muchas inercias en este aspecto por parte de los operarios, pero es absolutamente necesario que lo realicen, ya que este registro de información nos va a proporcionar el contexto para poder analizar lo que pasa en la fábrica.

 

Para asegurar el éxito en el proceso de captura de datos tenemos que:

 

  1. Diseñar las diferentes familias de tareas u operaciones
  2. Implementar una herramienta informática que sea ágil y que esté abierta a poder adaptarla a las características de nuestra fábrica
  3. Dar formación a los operarios
  4. Concienciarles que el registro de las operaciones es una parte más de su trabajo
  5. Hacer seguimiento y validación diario de los registros y corregirlos “en caliente”

 

MEDIR

Una vez que tenemos datos sobre la fabricación de nuestros productos es el momento de medir, es decir establecer y definir métricas que nos informen si mejoramos o empeoramos en el desempeño de nuestras tareas.

 

Y en esta fase tenemos un peligro. Los humanos somos adictos a los números y podemos pasar de no medir nada a tratar de medirlo todo. No olvidar la regla de oro de “menos es más”.

 

Para que un sistema de medición sea exitoso debemos tener en cuenta:

 

  1. Conseguir un sistema ecológico, es decir
    1. Pocas métricas y asegurar que se miden de manera sistemática
    2. Cada una de las métricas debe estar alineada a la aportación de valor
  2. Involucrar al personal, intentar que los operarios sean los que calculan los datos
  3. Balancear el sistema, las métricas deben abarcar la productividad, la calidad y las mermas
  4. Establecer metas o indicadores clave de proceso (KPI’s) que son los que nos van a hacer ver si mejoramos o empeoramos

 

ANALIZAR

 

Una vez que empecemos a medir y ver cómo evolucionamos respecto a nuestros objetivos, debemos analizar estos datos. Analizar es lo que actualmente se denomina trabajar el Bussines Intelligence; es decir, tratar de relacionar efecto y causa en los resultados de nuestros procesos, para buscar oportunidades de mejora.

 

Durante el proceso de análisis:

 

  1. Aplicamos técnicas estadísticas para describir y predecir resultados
  2. Analizamos los síntomas para buscar las causas de los problemas
  3. Establecemos y definir patrones de comportamiento y correlaciones entre las métricas

 

El análisis de los resultados posiblemente sea la fase más importante y descuidada, ya que el día a día nos come el tiempo. Lamentablemente es muy habitual prestar atención a lo urgente y dejarnos lo importante para más tarde, es decir para nunca.

 

Resumiendo, la mejora continua es cada vez una parte más importante de nuestro trabajo y para mejorar de forma consistente necesitamos rutinas y método. Ya do decía un muy conocido empresario español: “El que tiene un método, ¡tiene un tesoro!”

 

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